تازه ها

پیام ها 

ارتباط با مدیر سایت

• مشاهده نظرات
• ارسال پیام
• ارسال فایل

جستجو

 

 

 

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها - خانم دکتر زاهدی(قسمت اول)

درس : تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمها

منبع : تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها - خانم دکتر زاهدی و

جزوه آقای پاسبان

تعداد واحد :3 واحد

 

 

 

فصل اول : سیستم و نگرش سیستمی

اهداف کلی فصل اول

1- آشنایی با مفهوم سیستم ،ترکیب و نحو عملکرد و طبقه بندی و خواص سیستمها

2- آشنایی با نظریه عمومی سیستمها

3- آشنایی با نگرش سیستمی

هدفهای رفتاری فصل اول

1- سه خصلت اساسی سیستمها را بر شمارید

2- اجزاءسیستم را نام برده و هر یک را در دو سطر توضیح دهید

3- اجزاءمختلف سیستم در یک موسسه آموزشی را مشخص کنید

4- سیستم باز و بسته را مقایسه کنید

5- آنتروپی منفی و گونه های مختلف آن را شرح دهید و نحوه عملکرد آنتروپی را در سیستم های باز و بسته شرح دهید

6- سیستم های اصلی و فرعی را با ذکر مثال توضیح دهید

سیستم چیست ؟

    سیستم مجموعه ای است که از اجزاءبه هم وابسته که وابستگی حاکم بر اجزای خود کلیت جدید را احراز کرده و از نظم و سازمان خاصی پیروی می نماید و در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است فعالیت می کند

سه خصلت اساسی سیستم ها

ترکیب سیستم

اجزاءچهار گانه سیستم

1- درونداد(input) : آنچه بنحوی وارد سیستم می شود و سبب تحرک سیستم می شود

2- فرایند تبدیل(process) :جریان تغییر و تبدیل آنچه وارد سیستم می شود

3- برونداد(output) : آنچه از تغییر و تبدیل از سیستم (به شکل کالایا خدمات )خارج می شود

4- بازخورد (feed back) : فرایندی دورانی که قسمتی از ستاده به عنوان اطلاعات به درونداد پس خورانده می شود

ارتباط بین اجزاءسیستم

                               باز خورد

محیط سیستم

nهر سیستم در محیطی قرار دارد . محیط سیستم شامل کلیه متغیرهایی است که می تواند در وضع سیستم مؤثر باشند و یا از سیستم تأثیر پذیرند عوامل محیطی در بر گیرنده عواملی همچون عوامل طبیعی ،فرهنگی ایدئولوژی ،اجتماعی ،سیاسی ،اقتصادی و غیره هستند

طبقه بندی سیستم ها

 سیستم های اصلی و فرعی

          سیستم های اصلی : که در بر گیرنده مجموعه ای از سیستم ها فرعی می باشد

         سیستم های فرعی : که جزئی از یک سیستم بزرگتر بوده و جهت تحقق هدفهای سیستم اصلی فعالیت می کند

سیستم های باز و بسته

سیستم بسته : سیستمی ساده است که با محیط خود ارتباط برقرار منمی کند و در بر خورد با محیط سازمان خود را از دست می دهد

سیستم باز : سیستمی است که با محیط خود در ارتباط است

آنتروپی

  در هر سیستم عواملی وجود دارند که بر خلاف جهت نظم سیستم عمل می کنند و مختل کننده انتظام سیستم هستند این عوامل را آنتروپی می نامند

انواع آنتروپی

 1- آنتروپی مثبت : عملکردش در خلاف جهت نظم سیستم است

2- آنتروپی منفی : عملکرش خلاف جهت آنتروپی مثبت است و برای ایجاد تغییرات تعدیلاتی در جهت اصلاح انحرافات به منظور بقاء سیستم  در محیط عمل می کند

خواص سیستم های باز

1- کلیت و جامعیت وجودی    8- گرایش به فنا

2- سلسله مراتب                 9- گرایش به تکامل

3- همبستگی بین اجزاء        10- گرایش به تعادل یا خود 

4- تناسب بین اجزاء                  نگهداری

5- گردش دایره وار

6- خاصیت تولید مثل

7- همپایانی

1- کلیت و جامعیت وجودی

 سیستم در کلیت وجودی خود خواصی را ظاهر می سازد که در اجزاء تشکیل دهنده آن به تنهایی وجود ندارد . این کلیت نتیجه ارتباط اجزاء با یکدیگر و نحوه ترکیب اجزاء و سازمان یافتن آنها نیز کلیت سیستم را بوجود می آورد

2- سلسله مراتب

در سیستم ها نوعی سلسله مراتب از نظر ساختاری ،عملکرد و رفتاری وجود دارد . در هر سیستم عناصری وجود دارد که به نوبه خود عناصر کوچکتری هستند که ساخت و عملکرد ساده تری دارند

سلسله مراتب سیستم ها از دیدگاه بولدینگ

از دیدگاه بولدینگ سیستم ها از ساده به پیچیده به نه مرتبه تقسیم بندی می شوند

 

سطح اول : ایستا یا بافتها                      سطح هشتم : سیستم های اجتماعی                     

و چارچوب وجودی                             سطح نهم : سیستم های نمادین یا

سطح دوم :دینامیک ساده                                     استعلایی    

سطح سوم : سایبرنتیک

سطح چهارم : سطح یاخته یا سیستم های باز

سطح پنجم : نباتات یا ارگانیسم ها

سطح ششم : سطح حیوان

سطح هفتم : سطح انسان  

3- همبستگی بین اجزاء

هر جزءدر سیستم به نحوی با سایر اجزاءمرتبط است و به علت وجود این همبستگی چنانچه در جزئی خللی وارد شود ،سایر اجزاءنیز از آن خلل متأثر می شوند

4- تناسب بین اجزاء

  بین اجزاءسیستم تناسب، سنخیت وکمال متقابل موجود است و وجود تناسب سبب حفظ هویت و کلیت سیستم می شود

5- گردش دایره وار

فرایند درونداد ،تبدیل و برونداد جریانی مستمر و مداوم است . به این معنی که با صدور برونداد ،سیستم بار دیگر آماده کسب نیرو و تجدید فعالیت گردیده و این جریان به شکل گردشی دایره وار ادامه می یابد

6- خاصیت تولید مثل

 سیستم ها گرایش به جاودانه سازی خود دارند و تا جایی که امکان داشته باشد به حیات خویش ادامه می دهند و چنانچه در کار سیستم نقصی پدید آید دررفع آن می کوشند و برای ادامه حیات تلاش می کنند ، در غیر این صورت از طریق تولید مثل وجود خود را در دیگری ادامه می دهند

7- همپایانی

همپایانی بدین معنی است که سیستم می تواند از راهها ومسیرهای متفاوتی به هدف واحدی برسد

8- گرایش به فنا

در درون سیستمها عواملی بوجود می آیند که سیستمها از جهت اصلی آن منحرف می سازند و به سمت عدم تعادل سوق می دهند. این عوامل را آنتروپی می خوانند

9- گرایش به تکامل

منظوراز تکامل از پیچیدگی سا خت و تنوع خواص است و چنانچه ساختار سیستم پیچیده تر شود و در اثر آن پیچیدگی ،عملکردهای متنوعتری از سیستم به ظهور رسد و خواص بیشتری ارائه شود سیستم متکامل تر شده است

10- گرایش به تعادل یا خود نگهداری پویا

این خصیصه که به هوموستاسیس معروف است بیانگر تلاش سیستم در حفظ متغیرهای ضروری خود در محدودهای معین به منظور ادامه حیات سیستم می باشد

نظریه عمومی سیستم ها

   این نظریه توسط برتالانفی ارائه گردید و بر اساس این نظریه یک ارگانیسم ،صرفاًمجموع عناصر جداگانه ای نبوده بلکه سیستمی است که دارای نظام و کلیت می باشد که مرتباًدر حال تغییر و تبدیل است به اعتقاد وی ارگانیزم را نمی توان با شیوه تفکر و روشهای معمول در مکتب مکانیسمی شناخت و باید طرز تفکر نوینی را برای شناخت موجودات ارگانیک ابداع کرد این نظر برتالانفی به نظریه عمومی سیستم ها شهرت یافت .

نگرش سیستمی

این نگرش چارچوبی منطقی و علمی ارائه می دهد که چند بعدی بوده و چارچوبی برای در نظر گرفتن عوامل محیطی ،داخلی و خارجی سیستم به عنوان یک کل متشکل ارائه می دهد .و به پدیده های اطراف بصورت یک کل به هم پیوسته می نگرد .

فصل دوم :تجزیه و تحلیل سیستم چیست؟
و تحلیل کننده سیستم کیست ؟

اهداف کلی فصل دوم

 1- شناخت تجزیه و تحلیل سیستم

 2- آشنایی با نحوه ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم

 3- شناخت نقش تحلیل کنننده سیستم

هدفهای رفتاری فصل دوم

1- تجزیه و تحلیل سیستم را تعریف ومنظور از«روش» و «شیوه» را در این باب بیان کنید

2- نحوه ارتباط سیستم با روش و شیوه را با رسم شکل نشان دهید 

3- مهمترین وظیفه مدیران را در ارتباط با تجزیه وتحلیل بیان کنید

4- مهمترین وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم ها را بیان کنید

5- مهمترین فوائد تجزیه وتحلیل سیستم ها را شرح دهید

6- وغیره

تعریف تجزیه تحلیل سیستمها

 تجزیه تحلیل سیستم ها عبارت است از شناخت جنبه های مختلف سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرداجزای تشکیل دهنده آن و بررسی نحوه و میزان ارتباط بین اجزای آن به منظور دستیابی به مبنایی جهت طرح و اجرای یک سیستم مناسب تر

تعریف سیستم در یک سازمان

در یک سازمان سیستم را مجموعه ای از روشها نیز تعریف کرده اند که به یکدیگر وابسته بوده و با اجرای آنها قسمتی از هدف سازمانی محقق می شود

تعریف روش

     عبارت است از یک رشته عملیات و مراحلی که برای اجرای کل یا قسمتی از یک سیستم انجام می گیرد . مانند روش استخدام در یک سیستم پرسنلی یا روش انبارداری دریک سیستم تدارکاتی

تعریف شیوه

     عبارت است از تشریح جزئیات و نحوه انجام دادن کار مثل استفاده از کارت جهت حضور و غیاب کارکنان

ارتباط بین سیستم ،روش و شیوه

تجزیه و تحلیل سیستم ها در موارد زیر به مدیران کمک می کند

1- بررسی دوباره هدفهای سازمانی

2-  آشنایی بیشتر با نحوه کارها

3- کمک در پی بردن به کمبود ها و نقایص مشکلات

4- با استفاده از روشهای علمی ،راههاو شیوه های بهتری را انتخاب و به مرحله اجرا بگذارند

برخی از وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم ها

1- بررسی و تجزیه و تحلیل ترکیب ساخت سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با احتیاجات سازمان

2- استقرار مناسبترین سیستم ها ،روشها و شیوه ها ی انجام کار

3- بررسی تجزیه و تحلیل نحوه تقسیم کار

4- بررسی و تجزیه و تحلیل نحوه تخصیص جا و مکان

5- بررسی و کنترل فرمهای مورد نیاز سازمان

6- وغیره

اهم فواید تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها

1- اقدامی مناسب جهت بررسی مسائل و مشکلات سازمانی است

2- کمک به ساده کردن کارها و افزایش بهره وری سازمانها

3- اقدامی مناسب جهت کمک به مدیران در امر سیاست گذاری و تصمیم گیری

4- با کمک تجزیه و تحلیل سیستم ها می توان ساختار سازمانی مناسب تر و روشهای اجرایی کارآمدتر بوجودآورد

5- کمک به دستیابی به اطلاعات دقیق و بهنگام از وضع موجود

6- وغیره

برخی از ویژگیهای یک تحلیل گر سیستم

1- معتقد و علاقمند به کار تجزیه و تحلیل باشد

2-  دارای ذهنی پرسشگر باشد

3- متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد

4- اجزاءسیستمها را در ارتباط با یکدیگر ببینند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد در آورد

5- بایستی با بررسی کافی و برخورد سیستمی علت و معلول ها را تشخیص و برای حل مشکل اقدام کرد

6- وغیره

فرمول لهرر در زمینه اهمیت عامل انسانی

عامل انسانی

تکنولوژی + ابزارها وفنون ساده کردن کار +فلسفه و نگرش نسبت به ساده کردن کار = توفیق در ساده کردن کار

سیکل تجزیه و تحلیل

شناخت کل سیستم و هدفهای آن                    تنظیم گزارش پیشنهادی

بررسی و تشخیص مشکلات                       پیگیری جهت اجرا

انتخاب مهمترین مشکل                             ارزیابی مجدد روش نو

تعین علل مشکل                                     جرح و تعدیل روش نو

بررسی راه حل های مشکل                        استقرار روش نو

ارزیابی  هر یک از راه حل ها یا روشها

انتخاب روش مناسب

 

فصل سوم :مراحل تجزیه و تحلیل سیستمها

آشنایی با مراحل تجزیه و تحلیل سیستم ها

هدفهای رفتاری فصل سوم

1- مراحل روش علمی را به ترتیب برشمارید

2- برخی از روشهای گردآوری اطلاعات را ذکر کنید

3- تفاوت بین مشاهده مستقیم و غیر مستقیم را توضیح دهید

4- مهمترین ملاحظاتی که در مشاهده و در تهیه پرسشنامه بایستی رعایت شود را بیان کنید

5- متد ترکیبی را شرح دهید

6- همبستگی خطی مستقیم و غیر خطی را تشریح کنید

7- و غیره

مرا حل تجزیه و تحلیل سیستمها

در تجزیه و تحلیل سیستمها توصیه می شود که آنالیست از روش پژوهش علمی استفاده کند.

تعریف روش علمی

پژوهش علمی اصولاً کوشش نظام مندی برای پاسخ دادن به پرسشهاست و ساختار آن متکی بر یک نظام منطقی است که روش علمی نامیده می شود.

مراحل روش علمی

1- توضیح و توجیه مشکل

2- ایجاد فرضیه هایی درباره مشکل و علل آن

3- انتخاب فرضیه اهم

4- جمع آوری اطلاعات درباره فرضیه

5- طبقه بندی اطلاعات مکتسبه

6- تجزیه و تحلیل اطلاعات

7- اخذ نتیجه

تشریح مراحل تجزیه و تحلیل سیستم

             مرحله اول : شناخت مشکل و تبیین آن

مشکل یا مشکلات مربوطه ممکن است از سوی مدیران،

مقامات مسئول سازمانی و یا شخص آنالیست شناسایی گردد

مشکل مربوطه بایستی :

- به اندازه کافی اهمیت داشته باشد که وقت و هزینه را بتوان صرف آن کرد .

-  برای تشخیص مهم بودن مشکل باید ارتباط آن با هدف سازمان را بررسی کرد .

- در شناخت مشکل باید دقت کرد علتها با معلولها اشتباه نشوند .

 

 

مرحله دوم : ایجاد فرضیه

پس از شناخت مشکل بایستی درباره عواملی که سبب بروز مشکل شده اند حدث زد و فرضیاتی را مطرح کرد و فرضیه اهم (مهمترین و محتمل ترین راه حل )را برگزید.

مرحله سوم : جمع آوری اطلاعات

 در این مرحله بایستی اطلاعاتی را پیرامون مشکل و راه حلهای آن کسب کرد .هر چه صحت و دقت اطلاعات بیشتر باشد ،احتمال شناخت واقعیت و دستیابی به راه حل مناسب برای مشکل بیشتر خواهد بود .

روشهای گرد آوری اطلاعات

1- استفاده از کتابخانه

2- کسب اطلاعات از اسناد و مدارک و بایگانی ها و آرشیوها

3- مراجعه به جداول و نمودارهای سازمانی

4- مشاهده

5- تهیه و تنظیم پرسشنامه

6-انجام مصاحبه

1- کتابخانه

قبل از استفاده از روشهای دیگر محقق باید از کتابخانه استفاده نماید تا از اقدامات تکراری جهت جمع آوری اطلاعات خود داری کند .

اطلاعات موجود در کتابخانه از طریق کتب ، نشریات علمی و تخصصی ، جراید روز مره ، میکروفیلم ،نوار و غیره

جمع آوری می گردند .

2- استفاده از اسناد و مدارک و بایگانی ها 

آنالیست با مراجعه به اسناد ، مدارک و پرونده های موجود در بایگانی ها و آرشیو ها اطلاعات زیادی درباره موضوع مورد نظر کسب می نماید .

3- جداول و نمودارهای سازمانی

جداول ،نمودارها ، فرمها و نمونه های موجود در سازمان منابعی برای اطلاعات مورد نیاز هستند که تحلیل گر برای شناخت هر چه بیشتر از آنها استفاده می کند .

4- مشاهده

منظور از مشاهده ثبت و ضبط دقیق کلیه جوانب بروز حادثه و نیز رفتارو گفتار فرد یا افراد خاصی در حین وقوع حادثه است .مشاهده به دو طریق ذیل صورت می گیرد :

الف )مشاهده مستقیم

ب)مشاهده غیر مستقیم

الف) مشاهده مستقیم :

در این مشاهده آنالیست شخصاً به مشاهده نحوه انجام کار می پردازد ومشاهده شوندگان نیز از اینکه رفتار و کردارشان مورد مشاهده قرار گرفته است آگاهی دارند .

ب) مشاهده غیر مستقیم :

در این روش آنالیست بدون اینکه به افرادی که کارشان تحت بررسی است اطلاع دهد عملکرد آنها را مورد مشاهده قرار می دهد و اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری می نماید .

ملاحظاتی که بایستی در مشاهده رعایت کرد

الف) آنالیست بایستی از دخالت دادن نظرات شخصی در مشاهده بکاهد .

ب) آنالیست باید مشاهدات خود را بطور منظم ثبت و ضبط کند.

ج) برای جبران محدودیت حوزه دید توصیه می شود از چند آنالیست استفاده شود .

د) در صورت امکان از وسایلی همچون فیلم و ضبط صوت هم کمک گرفته می شود.

5- پرسشنامه

nپرسشنامه وسیله ای است که توسط آن تحلیل گر می تواند عقاید گروهی از افراد را به شکل یکنواختی ثبت کند .

انواع پرسشنامه

الف – پرسشنامه آزاد (چند پرسش که در آن محدودیتی برای پاسخ در نظر گرفته نمی شود)

ب – پرسشنامه ثابت (در آن برای سوالات پاسخهای ثابت در نظر گرفته می شود )

 

ملاحظاتی که بایستی در تنظیم پرسشنامه رعایت نمود

الف- در مقدمه پرسشنامه آنالیست خود را معرفی و هدف آن راشرح دهد .

ب – تمهیدات کافی برای پاسخ دادن در نظر گرفته شود. (مثلاًتمبر و پاکت و ...)

ج – چون تعدادی به پرسشنامه ها پاسخ نمی دهند به تعداد بیشتری پرسشنامه تحویل گردد.

د – از طرح سوالات گنگ و کلی بپرهیزد .

ه – سوالات با درجه درک و فهم پاسخگو همخوانی داشته باشد .

6- مصاحبه

مصاحبه عبارت است از یک گفت و شنود مستقیم و رودررو با فردی که قرار است درباره موضوع مورد نظر از وی اطلاعاتی کسب کنند .

انواع مصاحبه

1- مصاحبه آزاد

مصاحبه ای که در آن یک هدف کلی برای مصاحبه تعیین  ومصاحبه کننده محدود و مقید نیست و در صورت لزوم سوالات بیشتری می پرسد.

2- مصاحبه منظم

مصاحبه ای سازمان داده شده است و طبق برنامه معینی جلسه مصاحبه اداره می شود .

مهمترین نکاتی که در مصاحبه بایستی رعایت شود

1- مصاحبه کننده بایستی از هر نوع پیش داوری و اعمال نظر شخصی در طول مصاحبه بپرهیزد.

2- مصاحبه کردن هنری است که مصاحبه گر بایستی ویژگیهای لازم آن را داشته باشد .

3- مصاحبه گر سعی کند نقطه نظرات و نگرشهایش را در طی مصاحبه ابراز نکند .

4- چنانچه مطلبی خلاف میل مصاحبه گر گفته شد مخالفت خود را ابراز ندارد .

5- شرایط مصاحبه برای همه مصاحبه شوندگان یکسان باشد.

مرحله چهارم :طبقه بندی اطلاعات

در این مرحله آنالیست داده های پراکنده را طبقه بندی نموده و به آنها نظم می بخشد تا معنی دار شوند .این اطلاعات به روشهای منطقی و عقلایی و با توجه به ماهیت و نوع آنها طبقه بندی و کد گذاری می شوند.

روشهای طبقه بندی اطلاعات

1- استفاده از جدول

2- استفاده از نمودارها

جدول

جدول بندی یکی از روشهای طبقه بندی اطلاعات است که به آنالیست کمک می کند تا وجوه  تشابه و همبستگی اطلاعات را که به کمک طبقه بندی منطقی به صورت ردیف ها و ستونهای افقی و عمودی در آمده است به چشم ببیند.

نمودار

نمودارها از وسایل ترسیمی طبقه بندی و نظم بخشی به اطلاعات هستند و آنالیست با استفاده از آنها می تواند اطلاعات را به صورتی تنظیم و منعکس کند که درک آن برای بیننده و خواننده گزارش آسان تر شود و با صرف وقت کوتاهی از پیام آن مطلع گردد .

محاسن نمودارها :

1- مقایسه اطلاعات را آسان می کنند .

2- چون از علائم در آنها استفاده می شود از طولانی شدن کلام جلو گیری می کنند .

3- با کمک آنها بهتر میتوان روند تغییرات و تفاوت بین دو یا چند روند را مشاهده کرد .

برخی از مهمترین انواع نمودارها

الف) نمودار خطی

ب) نمودار میله ای یا ستونی

ج) نمودار دایره ای

چ)نمودار فضایی

ح) نمودار سازمانی

نمودار خطی

nنموداری است که برای نشان دادن ارتباط بین دو یا چند دسته اطلاعات بکار می رود . یکی از محورها برای اندازه گیری متغییر مستقل و محور دیگر برای اندازه گیری متغییر واسته است .                           فروش

                                                            3

                                                            2

                                                            1

               قیمت

                                       4  3   2   1

نمودار میله ای یا ستونی

در این نمودار برای نشان دادن اطلاعات از میله یا ستون استفاده می شود و در آن ارتفاع میله یا ستون نمایانگر میزان فراوانی یک متغییر است .                                            میزان اشتغال

 

 

 

 

                       سال

نمودار دایره ای

در برخی موارد از شکل دایره برای نشان دادن اطلاعات مختلف استفاده می شود این نمودار برای نشان دادن چگونگی تقسیم یک کل به اجزاءخود مناسب است .

نمودار فضایی
این نمودارها نمایش سه بعدی اطلاعات هستند و در مواردی بکار می روند که بیش از دو متغیر موجود باشد . در این گونه نمودارها ،متغیردر یک فضای سه بعدی نشان داده می شوند .

نمودار سازمانی

   این نمودار برای نشان دادن سلسله مراتب سازمان ،قلمرو وظایف و مسئولیتها و ارتباط بین مشاغل و همچنین برای انعکاس چگونگی انجام کارها و نحوه استقرار منابع سازمانی و تسهیلات فیزیکی بکار می رود.

مرحله پنجم :تجزیه و تحلیل اطلاعات

   دراین مرحله تحلیل گر می کوشد تا ارتباط بین اطلاعات  را کشف کند . در این مرحله سوالاتی از قبیل سوالات ذیل درباره اطلاعات پرسیده می شود:

1- چه فعالیتی انجام می شود ؟

2- چرا آن فعالیت انجام می شود ؟

3- آن فعالیت را چه کسی انجام می دهد؟

4- آن فعالیت چگونه انجام می شود ؟

5- آن فعالیت در کجا انجام می شود ؟

6- آن فعالیت در چه زمانی انجام می شود ؟

طرق اثبات منطقی در تجزیه و تحلیل اطلاعات

الف) قانون توافق مثبت

ب) قانون توافق منفی

ج) متد ترکیبی با تغییرات ملازم

الف) قانون توافق مثبت

هرگاه در دو یا چند مورد یک عامل مشترک وجود داشته باشد و بدنبال آن عامل مشترک یک پدیدار مشترک نیز به چشم بخورد می توان گفت آن پدیدار معلول عامل مشترک است .

ب) قانون توافق منفی

هر گاه در دو یا چند مورد فقدان عاملی ،عدم وجود پدیداری را به دنبال داشته باشد می توان گفت آن پدیدار معلول آن عامل است .

ج)متد ترکیبی با تغییرات ملازم

این روش ترکیبی از دو قانون توافق مثبت و منفی است در این متد چنانچه به دو یا چند مورد برخورد کنیم که در یک دسته از آنها فقط یک عامل مشترک به چشم بخورد و هر جا که این عامل مشترک دیده شود پدیدار خاصی نیز موجود باشد و در دسته دیگر نبودن آن عامل مشترک نبودن همان پدیدار را باعث می شود آنگاه می توان گفت آن عامل مشترک علت پدیدار مورد نظر است.

روش همبستگی در تجزیه و تحلیل اطلاعات

تعریف همبستگی : زمانی که بین دو یا چند عامل رابطه به گونه ای موجود باشد که تغییر در یک متغیر ،متغیر دیگری را تغییر دهد بین آن دو متغییر همبستگی موجود می باشد .

انواع همبستگی

 1- همبستگی خطی و مستقیم

2- همبستگی خطی و معکوس

3- همبستگی غیر خطی و منحنی

1- همبستگی خطی و مستقیم

وقتی کاهش یا افزایش در یک عامل (متغییر مستقل ) سبب کاهش یا افزایش در عامل دیگر (متغییر وابسته ) گردد بین آن دو عامل همبستگی خطی و مستقیم وجود دارد رابطه این همبستگی در شکل زیر نشان داده شده است .        ساعات کار

 

 

 

 

                    خستگی

2- همبستگی خطی و معکوس

 وقتی کاهش و افزایش در یک عامل (متغییر مستقل )سبب افزایش یا کاهش در عامل دیگر گردد بین آن دو عامل همبستگی خطی و معکوس وجود دارد . شکل ذیل

                                                             قیمت

 

 

 

                  تقاضا

3- همبستگی غیر خطی و منحنی شکل

چنانچه کاهش یا افزایش یک عامل سبب کاهش یا افزایش عامل دیگر و پس از مدتی سبب افزایش یا کاهش همان عامل شود بین آن دو عامل همبستگی غیر خطی موجود است . شکل ذیل        

مرحله ششم : نتیجه گیری و ارائه راه حل

در این مرحله آنالیست به تعبیر و تفسیر یافته های خویش پرداخته و چنانچه فرضیه های اولیه او تأیید گردند او موفق به کشف علت شده است و اگر تأیید نشده باشند بایستی بدنبال راه حلهای دیگری برای مشکل باشد.

نحوه ارائه راه حل

دراین مرحله تحلیل گر با کمک قدرت خلاقیت و ابتکار خویش و به مدد شناختی که نسبت به وضع موجود بدست آورده است پیشنهاداتی معقول و منطقی جهت رفع مشکلات و نقائص ارائه می دهد.

نکاتی که در زمینه ارائه راه حل باید رعایت گردند

1- همخوانی راه حل با برنامه های سازمان

2- ارائه چند راه حل بجای یک راه حل

3- مطابقت با قوانین و مقررات

4- قابلیت اعمال

5- تناسب بین هزینه اجرا و منافع حاصل از اجرای طرح

6- مسئولیت اجرا

مرحله هفتم : تهیه و تنظیم گزارش

اقداماتی که تا این مرحله انجام گرفته اند توسط تحلیل گر در یک گزارش منظم تدوین و در دسترس مدیران و مقامات ذیربط قرار می گیرد .

مرحله هشتم : اجرا

در این مرحله آنالیست طی برنامه ای پیش بینی های لازم را جهت اجرای پیشنهادات مصوب و پیاده کردن طرحهای جدید و ایجاد تغییر در نظام قدیم انجام دهد.

مهمترین نکاتی که بایستی در مرحله اجرا انجام پذیرد

1- آنالیست طی برنامه ای از کادرهای ستادی و اجرایی نظر بخواهد و از آنها کمک بگیرد

2- آنالیست بایستی جلسات توجیهی برای کلیه افراد که مسئولیت اجرای طرح را داشته و سایر کارکنانی که با طرح در گیر هستند تشکیل دهد

3- اجرای برنامه آموزشی در خصوص نقائص روش موجود ،لزوم طرح جدید ،آشنایی با طرح جدید و غیره برای کلیه مسئولان اجرای طرح

4- فراهم سازی ابزار و تسهیلات مورد نیاز

5- کسب حمایت از سوی مدیریت و سرپرستی کارکنان

مرحله نهم : آزمایش طرح جدید

دراین مرحله جهت کسب اطمینان از نتایج طرح ،طرح در یک قلمرو محدود به مرحله اجرا گذاشته می شود تا محدودیتهای حین عمل مشخص و جرح و تعدیلهای لازم انجام پذیرد .

مرحله دهم : استقرار طرح جدید

چنانچه نتایج حاصل از اجرای آزمایش طرح مثبت باشد و مدیران و مقامات مسئول ادامه اجرای آن را تصویب کنند طرح مربوطه در عمل پیاده و استقرار می یابد .

روشهای استقرار طرح

الف) روشهای موازی یا همزمان

ب) روش تدریجی یا مرحله ای

 ج) روش یکباره

د) روش آزمایشی

الف) روش موازی یا همزمان

 دراین روش نظام جاری و نظام جدید بطور همزمان اجرا می شوند و این مرحله ادامه می یابد تا نسبت به کار آیی و قابلیت اجرای روش جدید اطمینان حاصل شود و سپس روش قدیم حذف گردد.

ب) روش تدریجی یا مرحه ای

دراین روش طرح جدید به تدریج پیاده می شود و طرح جاری بتدریج کنار گذاشته می شود . بدینترتیب قسمتی از کار بر اساس نظام قدیم که در حال کنار گذاشتن است انجام و بقیه کار بر عهده نظام جدید است .

ج) روش یکباره

دراین روش نظام قدیم از تاریخ معینی کنار گذاشته شده و نظام جدید جایگزین آن می گردد. هزینه استقرار در این روش کمتر از روشهای دیگر است ولی ریسک آن بیشتر می باشد .

د) روش اجرای آزمایشی

چنانچه اجرای سیستم پیشنهادی ،استفاده از تکنیکهای جدید و تغییرات وسیعی را در سازمان ایجاب کند ،سیستم جدید در یک بخش از سازمان بصورت آزمایشی اجرا و حین عمل نقائص آن برطرف و پس از تغییرات لازم در کل سازمان اجرا می گردد .

مرحله یازدهم : ارزیابی عملکرد

پس از اینکه سیستم قدیم به سیستم جدید تبدیل شد ،آنالیست بررسی دوباره ای از سیستم به عمل آورده و عملکرد آن را ارزیابی می نماید تا میزان موفقیت سیستم جدید را مشخص و تجدید نظرهای احتمالی را انجام دهد.

برخی از سوالاتی که در مرحله ارزیابی عملکرد قابل طرح هستند

1- آیا سیستم به نتایجی که از فبل پیش بینی شده اند رسیده است ؟

2- چه نتایج پیش بینی نشده ای از سیستم حاصل شده است ؟

3- آیا بهره وری افزایش یافته است ؟

4- آیا پیاده سازی سیستم جدید طبق برنامه زمان بندی شده انجام پذیرفته است ؟

5- آیا انجام کار با سیستم جدید با دشواریهایی مواجه شده است ؟

فصل چهارم : اصول و مفاهیم سازماندهی

هدفهای کلی فصل چهارم

1- آشنایی با اصول و مفاهیم سازماندهی

2- شناخت انواع مختلف مبانی سازماندهی

3- آگاهی از نحوه تنظیم نمودار سازمانی

4- آشنایی با روشهای تهیه طرح سازمانی

هدفهای رفتاری فصل چهارم

1- شرح پنج بخش سازمان از دیدگاه مینتزبرگ

2- شرح دوازده مورد از مبانی سازماندهی

3- شرح روشهای تحلیلی ، تلفیقی و ترکیبی در تهیه سازمان

4- مواردی را که آنالیست باید درتنظیم نمودارسازمانی مورد توجه قرار دهد برشمارید.

اصول و مفاهیم سازمانی

تعریف سازمان : سازمان عبارت است از سیستمی متشکل از اجزاء به هم پیوسته و مبتنی بر نظم و انضباط که در جهت رسیدن به هدفهای خاصی فعالیت می کند .

ساختار کلی سازمان از دیدگاه هنری مینتزبرگ

سازمان دارای پنج بخش  اساسی است :

1- بخش مدیریت عالی :(مسئولیت نهایی اداره امور سازمان را دارد)

2- بخش میانی :( نظارت بر کار واحدها و هماهنگی فعالیت آنها را بر عهده دارد )

3- بخش عملیاتی :(مسئولیت تولید کالاها و خدمات را دارد )

4- بخش فنی :(از متخصصان فنی تشکیل و در موارد لزوم نظرات فنی و تخصصی می دهد )

5- ستاد پشتیبانی :(نقش کمک و یاری دهنده را برای سایر واحدها ایفاء می کند)

شمای کلی دیدگاه مینتزبرگ





مدیریت میانی

مبانی سازماندهی

1- سازمان بر مبنای تعداد

2- سازمان بر مبنای وظیفه (هدف)

3- سازمان بر مبنای نوع عملیات (تخصص)

4- سازمان بر مبنای مشتری (ارباب رجوع)

5- سازمان بر مبنای قلمرو عملیاتی (محل جغرافیایی)

6- سازمان بر مبنای محصول (نوع تولید )

7- سازمان بر مبنای پروژه

8- سازمان ماتریسی

9- سازمان با ساخت آزاد

10- ساخت سازمانی مدولار

11- ساختهای ترکیبی

1- سازمان بر مبنای تعداد

در این سازماندهی ،گروهبندی و تقسیم وظایف بر مبنای تعداد صورت می گیرد و شامل تقسیم بندی افراد بطور اتفاقی و به دسته های مساوی و مأمور کردن هر دسته برای انجام یک قسمت از وظایف سازمانی است .

2- سازمان بر مبنای وظیفه (هدف)

دراین نوع سازماندهی ، واحدها بر حسب وظیفه و کاری که قرار است انجام دهند تقسیم بندی می شوند در این روش هدف اصلی سازمان به فعالیتهای اصلی و فعالیتهای اصلی به فعالیتهای فرعی و فعالیتهای فرعی به وظایف اصلی و وظایف اصلی به وظایف فرعی تقسیم می شوند .

3- سازمان بر مبنای نوع عملیات (تخصص)

دراین روش مبنای تقسیم کار نوع فعالیت ،تخصص و آگاهیهاو حرفه افرادی است که کارها را انجام می دهند .

4- سازمان بر مبنای مشتری (ارباب رجوع)

دراین سازماندهی به دریافت کنندگان خدمات توجه گردیده و سازماندهی بر اساس گروههای مختلف مشتریان و ارباب رجوع صورت می پذیرد .

6-سازمان بر مبنای نوع محصول (تولید)

دراین روش مبنای گروه بندی وظایف و تقسیم کارها نوع کالا یا محصولی است که قرار است تولید شود .

6- سازمان برمبنای پروژه

در سازمانهایی که هدف آنها در قالب پروژه  ها و برنامه های تقریباً مستقل اجرا می شود ،می توان به تعداد پروژه های موجود ،واحد های مستقلی را ایجاد نمود .

7- سازمان ماتریسی

این سازمان تلفیقی از سازمان بر مبنای وظیفه و سازمان بر مبنای پروژه است بدین ترتیب که جریان اختیار در واحدهای تخصصی بصورت عمودی و در واحدهای اجرایی بصورت افقی است و از تلاقی این دو محور یک ماتریس بوجود می آید.

8- سازمان با ساخت آزاد یا ادهوکراسی

این نوع سازماندهی ساختی موقت ، فی البداهه و استعجالی دارد و برای رسیدن به هدف معینی بدون طرح و نقشه قبلی بوجود می آید . این ساخت شباهت زیادی با ساخت ماتریسی دارد که از نیروهای اطلاعاتی و تخصصی بنا به مقتضای موارد مطرح شده مناسب ترین استفاده های تخصصی و عملیاتی را به عمل می آورد .

9- سازمان با گروههای متداخل یا سازمان حلقوی

این ساخت در قالب گروههایی که بوسیله اعضای مشترک با هم در ارتباط می باشند شکل می گیرد .یک فرد در گروهی بعنوان مدیر ،در گروه دیگر به عنوان مرئوس و در گروه سوم به عنوان مشاوره می تواند انجام وظیفه نماید.

 

10- ساخت سازمانی مدولار (ماجولار)

دراین سازماندهی ،سازمان از واحدهای مختلفی تشکیل می شود که هر واحد با ضوابط اجرایی مشخص و مأموریتی که خود مینیاتوری از مأموریت کل سازمان است بطور مستقل ،غیر متمرکز و خود کفا به فعالیت ادامه می دهد.

11- ساختهای ترکیبی

هر یک از روشهای سازماندهی دارای معایب و محاسنی هستند که با توجه به شرایط زمانی و مکانی و مقتضیات موقعیتی آنهایی را بر می گزیند که بیشترین سود و کمترین زیان را داشته باشند .به همین دلیل در بسیاری از سازمانها ممکن است از ترکیبی از روشهای سازماندهی فوق بهره گرفته شود .

تنظیم نمودار سازمانی

برای تهیه طرح سازمان می توان از روشهای ذیل استفاده نمود :

1- تحلیلی

2- تلفیقی

3- ترکیبی

روش تحلیلی در تهیه نمودار سازمانی

دراین روش امر گروه بندی فعالیتها و وظایف از بالا به پایین انجام می گیرد .بدین معنی که هدف سازمان به هدفهای فرعی ،فعالیتها ،وظایف و عملیات تقسیم می شود و اجرای مجموعه ای از وظایف و عملیات تحت عنوان یک شغل به شاغل واگذار می گردد.

روش تلفیقی در تهیه نمودار سازمانی

در این روش  کار گروه بندی از پایین به بالا انجام می گیرد . بدین معنا که ابتداء مشاغل مختلفی که باید در سازمان انجام شوند مشخص گردیده و آنگاه مشاغل مشابه و مرتبط در یک گروه قرار داده می شوند و به یک واحد سازمانی احاله می گردند و این کار ادامه می یابد تا سلسله مراتب سازمانی کامل گردد.

روش ترکیبی در تهیه نمودار سازمانی

این روش ترکیبی از روشهای تلفیقی و ترکیبی است و در عمل هم بیشتر از این روش استفاده می گردد و در عین حال به محتوای مشاغل نیز توجه شده و ارتباط لازم بین وظایف ، فعالیتها و هدفها مد نظر قرار می گیرد .

مهمترین نکاتی که در تهیه نمودار سازمانی باید به آن توجه کرد

1- تبادل نظر با مدیریت در زمینه تمرکز ،عدم تمرکز،حیطه مدیریت و سطح یا بلند بودن سلسله مراتب

2- تعادل اختیار و مسئولیت

3- توزیع مناسب اختیارات بین واحدهای صف و ستاد

4- توجه به ارتباط هر یک از مشاغل با هدف سازمان

5- بررسی قلمرو هر یک از واحدها و در صورت لزوم ترکیب آنها

فصل پنجم : فنون تجزیه و تحلیل سیستم ها

آشنایی با فنون مختلف تجزیه و تحلیل سیستم ها

هدفهای رفتاری فصل پنجم

1- مهمترین فنون تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها را نام ببرید.

2- جدول تقسیم کار را تعریف کنید .

3- مزایا و محدودیتهای جدول تقسیم کار را بیان کنید .

4- راههای از بین بردن محدودیتهای جدول تقسیم کار را بیان کنید .

5- مراحل تهیه جدول تقسیم کار را شرح دهید .

6- فرم لیست وظایف ،فعالیتهای واحد و فعالیتهای سازمان را رسم کنید .

ابزارها و فنون تجزیه و تحلیل سیستم ها

1- بررسی تقسیم کار

2- بررسی جریان کار

3- بررسی جا ومکان

4- کنترل فرم ها

5- کنترل اسناد و سیستم های بایگانی

6- اندازه گیری کار

7- برنامه ریزی شبکه ای (پرت،سی پی ام،پی دی ام)

جدول تقسیم کار

جدولی است که نشان می دهد کارکنان یک سازمان در یک مدت معین ،چه کارهایی را انجام می دهند و چه مقداروقت صرف انجام دادن این کارها می کنند .

مزایای جدول تقسیم کار

1- کسب آگاهی از بار واقعی کار و نحوه توزیع آن

2- شناخت محلهای تراکم کار و تراکم نیروی انسانی

3- آگاهی از تکرار ها و تداخلهای وظایف

4- آگاهی از نحوه اختصاص وقت به هر یک از وظایف

5- کسب اطلاع از اوقات اضافی کارکنان

6- آگاهی از تعداد واقعی نیروی مورد نیاز

7- ارزشیابی کارکنان

محدودیتهای جدول تقسیم کار

1- چون از اطلاعات کارکنان استفاده می شود ممکن است با واقعیت تطبیق نداشته باشد .

2- تعین زمان در مورد برخی وظایف بطور دقیق میسر نیست.

مقدمات لازم برای تهیه جدول تقسیم کار

1- تشکیل جلسه توجیهی ،کارکنان و سرپرست مستقیم آنها پیرامون جدول تقسیم کار

2- کمک گرفتن از اطلاعات تکمیلی برای کسب اطلاعات دقیق تر

3- آنالیست بایستی در فرایند کار از سرپرست کمک بگیرد.

4- آنالیست بایستی رابطه ای دوستانه با کارکنان و سرپرست در حین تهیه و تنظیم جدول داشته باشد .

مراحل تهیه جدول تقسیم کار

1- انتخاب واحد بررسی

2- تهیه لیست وظایف کارکنان

3- تهیه لیست فعالیتهای واحد

4- تهیه جدول تقسیم کار در وضع موجود

5- تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار در وضع موجود

6- تهیه جدول تقسیم کار در وضع پیشنهادی

مرحله اول :انتخاب واحد بررسی

در این مرحله آنالیست کل سازمان را به واحدهای کوچک تقسیم و برای هر یک از واحد ها بطور جداگانه جدول تقسیم کار تهیه و سپس برای کل واحد ها از روی جداول گزارش جامعی تهیه و به مدیریت ارائه می دهد .

رابطه هدف ،فعالیت و وظیفه در جدول تقسیم کار

مرحله دوم :تهیه لیست وظایف کارکنان

لیست وظایف کارکنان لیستی است که نشان می دهد هر یک از کارکنان یک واحد سازمانی در یک مدت معین چه وظایف و عملیاتی را انجام و چقدر وقت صرف انجام آنها می کنند.

نمونه ای از لیست وظایف انفرادی کارکنان

مرحله سوم : تهیه لیست فعالیتهای واحد

این لیست صورتی از کلیه فعالتهایی که در یک واحد سازمانی انجام می شود می باشد که در بر گیرنده مجموعه فعالیتهای اساسی و عمده ای که کارکنان انجام می دهند است .

نمونه ای از لیست فعالیت های واحد

مرحله چهارم :تهیه جدول تقسیم کار برای وضع موجود

دراین مرحله آنالیست با استفاده از اطلاعاتی که در دو مرحله قبلی بدست آورده نسبت به تهیه جدول تقسیم کار اقدام می نماید .مرحله چهارم در واقع ترکیبی از دو مرحله دوم و سوم می باشد و جدول تقسیم کار نیز برایندی از لیست وظایف انفرادی کارکنان و لیست فعالیتهای واحد می باشد.

مرحله پنجم : تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار

دراین مرحله به بررسی انتقادی جدول تقسیم کار پرداخته می شود و سوالاتی از قبیل سوالات ذیل درباره اطلاعات جدول پرسیده و پاسخ آنها مشخص می گردد.

1- آیا کلیه فعالیتها دراین واحد انجام می شود.

2- کدام یک از این فعالیتها بیشترین وقت را می گیرند و آیا لازم است این مقدار وقت صرف آنها شود .

3- چه مقدار وقت صرف کارهای غیر ضروری می شود .

4- آیا از تخصص و مهارت افراد استفاده مناسب به عمل می آید .

مرحله ششم : تهیه جدول تثقسیم کار پیشنهادی

زمانی که پاسخ سوالات مطرح شده در مرحله قبل مشخص گردیدند معین می شود که در مورد برخی از وظایف تغییراتی ضروری می باشد مثلاً مشخص می شود که تخصیص زمان نسبت به اهمیت وظایف و فعالیتها به درستی صورت نگرفته است . لذا تغییرات مذبور در جدول جدیدی به نام جدول تقسیم کار پیشنهادی اعمال میگردد .

نمونه ای از جدول تقسیم کار

فصل ششم :بررسی جریان کار

nآشنایی با بررسی جریان کار

هدفهای رفتاری فصل ششم

1- نمودار جریان کار را تعریف کنید

2- پنج علامت مورد قبول آنالیستها را ترسیم کنید

3- موارد استفاده از نمودار جریان کار عمودی و افقی را توضیح دهید

4- تفاوت نمودارهای جریان کار افقی و عمودی را شرح دهید

5- مراحل بررسی نمودار جریان کار را ذکر کنید

تعریف نمودار جریان کار

نمودار جریان کار عبارت است ز تصویری از مراحل مختلفی که برای انجام یک کار از ابتداء تا انتها طی می شود.

علائم نمودار جریان کار

برای ترسیم نمودار های جریان کار از علامتهایی استفاده می شود که هر کدام دارای مفهوم خاصی هستند این علائم در نمودار سبب تسهیل و تسریع درک نمودار می شوند که در اسلاید های بعدی ارائه شده اند .

1- عمل یا اقدام

برای نشان دادن عمل یا اقدام که معرف انجام کار است و زمانی که چیزی بوجود آمده یا تغییری حادث شده و یا اینکه جزئی بر چیزی اضافه شده باشد(مثل نوشتن یک نامه) از علامت دایره استفاده می شود. 

2- بازرسی یا کنترل     یا

از این علامتها برای نشان دادن بازرسی ، کنترل ،مقایسه و تطبیق آنچه که صورت گرفته است با معیارهای مورد نظر استفاده می شود .

مثال:بررسی چکی که صادر شده است .

3- تصمیم گیری

تصمیم گیری گر چه نوعی عمل است و می توان آن را با دایره بزرگ نشان داد ولی ممکن است برخی از آنالیستها از علامت لوزی برای نمایاندن آن استفاده کنند .

مثال: اتخاذ تصمیم در مورد افزایش تولید

4- انبار یا بایگانی        یا 

این علامت نشان دهنده نگهداشتن کار بطور موقت یا دائمی است .

مثال : ضبط یک نامه یا نگهداری یک کالا در قفسه

5- تأخیر یا انتظار غیر موجه

این علامت نشان دهنده زمانی است که کار در انتظار می ماند تا مرحله بعدی آن صورت گیرد . تأخیر موقعی پیش می آید که به علت شرایط موجود ،اجرای مرحله بعدی امکان پذیر نباشد و قسمتی از کار متوقف شود .

6- حرکت یا ارسال (جابجایی)          یا

این علامت برای نشان دادن حرکت یا نقل و انتقال استفاده می شود که معرف تغییر مکان از جایی به جای دیگر است.

7- ترکیبی از علائم

الف )عمل و حرکت                    یا

 

هرگاه عملی در حین حرکت انجام شود ازاین علامت استفاده می شود.

 

ب) عمل و کنترل                     یا

 

این علامت معرف انجام بازرسی در حین عمل است .مثل وزن کردن شیشه های نوشابه

انواع نمودار جریان کار

الف) نمودار عمودی یا یک ستونه

ب) نمودار افقی یا چند ستونه

الف)نمودار عمودی یا یک ستونه

این نمودار در مواردی بکار می آید که کلیه مراحل یک کار در یک قسمت یا یک واحد انجام شود. با کمک این نمودار

آنالیست می تواند به ارتباط کاری موجود در یک واحد پی ببرد و از تکرار و تداخلهای وظیفه ای وعملیاتی آگاه شود. 

نمونه ای از نمودار جریان کار عمودی یا یک ستونه

نمودار جریان کار افقی یا چند ستونه

این نمودار در مواردی بکار می آید که مراحل انجام یک کار در چند قسمت یا چند واحد انجام می شود . این نمودار به آنالیست کمک می کند تا به نحوه ارتباط بین واحدهای مختلف پی ببرد و از تکرارها و تداخلها یی که در آن واحد رخ می دهد آگاهی پیدا نماید.

نمونه ای از نمو دار افقی یا چند ستونه

مراحل بررسی نمودار جریان کار

مرحله اول : تعیین کار مورد نظر

مرحله دوم : تعیین مراحل کار

مرحله سوم: ترسیم نمودار جریان کار در وضع موجود

مرحله چهارم : تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار

مرحله پنجم : تنظیم نمودار پیشنهادی

مرحله اول : تعیین کار مورد نظر

دراین مرحله آنالیست بایستی کاری که می خواهد مورد بررسی قرار دهد را تعیین و نقطه آغاز و پایان آن را دقیقاً مشخص نماید .

مرحله دوم : تعیین مراحل کار

دراین مرحله آنالیست بایستی از کلیه مراحل انجام کار لیستی تهیه نموده و دقت نماید که صرفاً جریان کار مورد نظر را تعقیب و از آن منحرف نشود .

مرحله سوم: ترسیم نمودار جریان کار در وضع موجود

دراین مرحله آنالیست با استفاده از اطلاعات کسب شده در مرحله دوم نموداردر وضع موجود را ترسیم می کند و اگر کلیه مراحل در یک واحد انجام شود نمودار عمودی و اگر در چند واحد انجام شود نمودار افقی رسم می گردد .

مرحله چهارم : تجزیه و تحلیل نمودار

دراین مرحله آنالیست با دید انتقادی به نمودار وضع موجود نگاه کرده و سوالات ذیل را درباره اطلاعات جدول می پرسد.

1- این مرحله چیست یا بعبارت دیگر در این مقطع کدام یک از مراحل کار باید انجام شود ؟

2- چرا بایستی این مرحله انجام شود؟

3- چرا این مرحله توسط این فرد انجام می شود ؟

4- چرا این مرحله دراین زمان انجام می گیرد ؟

5- این مرحله چگونه انجام می گیرد؟

6- چرا این مرحله دراین مکان انجام می شود ؟

مرحله ششم: تنظیم نمودار پیشنهادی

دراین مرحله آنالیست تغییرات و اصلاحاتی که با توجه به پاسخ سوالات فوق لازم می داند در نمودار وضع موجود ایجاد و نمودار در وضع پیشنهادی را تنظیم می نماید . در اغلب موارد نمودار در وضع پیشنهادی دارای مراحل کمتر و روشی ساده تر می باشد .

فصل هفتم : بررسی و کنترل فرمها

ادامه